handige tips voor een georganiseerde boekhouding als zzp’er

Als zzp’er kan het bijhouden van je financiën soms een behoorlijke uitdaging zijn. Het is belangrijk om niet alleen overzicht te houden, maar ook om ervoor te zorgen dat alles op rolletjes loopt. In dit artikel worden enkele praktische tips gedeeld om jouw boekhouding als zzp’er makkelijker en efficiënter te maken.

Start met een solide boekhoudsysteem

Een goed begin is het halve werk, zeggen ze altijd. En dat geldt zeker voor boekhouden. Een solide zzp boekhouding systeem is de basis van een georganiseerde administratie. Zonder zo’n systeem ben je eigenlijk zo goed als verloren. Waar begin je? Nou, er zijn tegenwoordig talloze online boekhoudprogramma’s die speciaal zijn ontworpen voor zzp’ers. Deze tools helpen je om al je inkomsten en uitgaven netjes bij te houden, facturen te versturen en zelfs rapporten te genereren.

Het fijne aan deze systemen is dat ze vaak gebruiksvriendelijk zijn en geen boekhoudkundige achtergrond vereisen. Of je nu een creatieveling bent die liever met kleuren en vormen bezig is, of een techneut die zijn hart verliest aan cijfers en tabellen – er is altijd wel een passend systeem voor jou. En laten we eerlijk zijn, wie heeft er nou tijd om urenlang met pen en papier bezig te zijn? Met een goed systeem kun je je focussen op waar je echt goed in bent: je werk.

Daarnaast bieden veel van deze programma’s handige integraties met andere tools en apps die je waarschijnlijk al gebruikt. Denk aan bankkoppelingen waarmee transacties automatisch geïmporteerd worden of koppelingen met belastingaangifte software. Zo wordt niet alleen jouw werk makkelijker, maar ook dat van je belastingadviseur (als je die hebt).

Beheer je inkomsten en uitgaven slim

Inkomsten en uitgaven beheren klinkt misschien als een open deur, maar het is verrassend hoe vaak dit misgaat. Het bijhouden van elke cent die binnenkomt en uitgaat kan een hele klus zijn, maar het is cruciaal voor een gezonde bedrijfsvoering. Gelukkig zijn er talloze tools en apps die je hierbij kunnen helpen. Denk bijvoorbeeld aan apps waarmee je eenvoudig bonnetjes kunt scannen en opslaan.

Het voordeel hiervan is dat je niet langer hoeft te zoeken naar kwijtgeraakte bonnetjes of urenlang handmatig gegevens hoeft in te voeren. Alles wordt netjes digitaal opgeslagen, zodat je altijd een overzicht hebt van je uitgaven. En ja, dit betekent ook dat je minder tijd kwijt bent aan administratieve rompslomp en meer tijd overhoudt voor waar je echt goed in bent.

Verder is het handig om periodiek even stil te staan bij je inkomsten en uitgaven. Dit betekent dat je niet alleen kijkt naar wat er binnenkomt, maar ook kritisch kijkt naar wat er uitgaat. Zijn er abonnementen waar je eigenlijk geen gebruik meer van maakt? Kunnen bepaalde kostenposten misschien omlaag? Door hier regelmatig naar te kijken, houd je grip op je financiën en voorkom je vervelende verrassingen.

Plan vooruit voor belastingen

Laten we eerlijk zijn, niemand kijkt echt uit naar belastingtijd. Maar het is een noodzakelijk kwaad waar we allemaal mee te maken hebben. En als zzp’er heb je net iets meer verantwoordelijkheid als het gaat om het reserveren van geld voor belastingen. Zorg ervoor dat je elke maand een deel van je inkomsten opzij zet voor belastingaanslagen. Dit voorkomt dat je aan het einde van het kwartaal of jaar in de problemen komt.

Een goede vuistregel is om ongeveer 30% van je inkomsten apart te zetten voor belastingaanslagen. Dit lijkt misschien veel, maar het zorgt ervoor dat je niet voor onaangename verrassingen komt te staan wanneer het tijd is om omzetbelasting aangifte ondernemers te doen. Bovendien geeft het rust in je hoofd: je weet immers dat dit geld al gereserveerd is en niet uitgegeven kan worden aan andere zaken.

Daarnaast kan het handig zijn om jezelf goed in te lezen over aftrekposten waar je als zzp’er recht op hebt. Denk aan kosten voor opleidingen, werkkleding of de huur van een kantoorruimte. Door hier slim mee om te gaan, kun je flink wat geld besparen op je belastingaangifte.

Vergeet niet je bonnen en facturen

Binnenkomende facturen, bonnetjes van zakelijke uitgaven – het lijkt soms wel alsof ze overal rondslingeren. Maar deze kleine papiertjes zijn goud waard voor jouw boekhouding. Zorg ervoor dat je alle bonnen bewaart en digitaal opslaat in jouw boekhoudsysteem. Dit helpt niet alleen bij het overzichtelijk houden van jouw administratie, maar is ook essentieel wanneer de Belastingdienst ooit besluit om jouw boekhouding te controleren.

Het digitaliseren van bonnen maakt jouw leven zoveel makkelijker. Geen gedoe meer met schoenendozen vol papieren bonnetjes die na verloop van tijd onleesbaar worden. Nee, gewoon even snel een foto maken met een app en klaar is Kees! Alles wordt veilig opgeslagen in de cloud, zodat jij er altijd bij kunt wanneer nodig.

Wat betreft facturen: zorg ervoor dat deze tijdig verstuurd worden naar jouw klanten én dat ze betaald worden! Niets zo vervelend als achter betalingen moeten aanzitten omdat facturen niet kloppen of kwijtgeraakt zijn. Gebruik hiervoor automatische herinneringen in jouw boekhoudsoftware om klanten eraan te herinneren dat ze nog moeten betalen. Zo houd jij jouw cashflow gezond.

Zoek hulp als het te veel wordt

Laten we eerlijk zijn – niemand kan alles alleen doen. En dat geldt ook voor jou als zzp’er. Soms wordt de boekhouding gewoonweg teveel om zelf bij te houden naast al het werk dat op jouw bureau ligt. In zo’n geval is het helemaal geen schande om hulp in te schakelen. Sterker nog, het kan juist heel verstandig zijn.

Denk bijvoorbeeld aan het inhuren van een boekhouder of accountant die gespecialiseerd is in zzp’ers. Deze professionals kunnen jou helpen bij ingewikkelde zaken zoals belastingaangiftes, aftrekposten en financiële planning. Hierdoor kun jij met een gerust hart verder werken aan jouw bedrijf zonder constant bezig te zijn met cijfertjes en papierwerk.

Bovendien kan een goede boekhouder jou ook voorzien van waardevol advies over hoe jij jouw financiële zaken nog beter kunt regelen. Ze kennen vaak de ins and outs van de wetgeving en kunnen jou wijzen op mogelijkheden waar jij zelf misschien nog niet aan gedacht had.

Dus mocht jij ooit merken dat de administratie jou boven het hoofd groeit – aarzel dan niet om hulp in te schakelen. Het zal jou uiteindelijk tijd besparen én zorgen voor een betere financiële gezondheid van jouw onderneming.